一、公文的分類(lèi)
1.根據國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規定，目前我國通用的國家行政機關(guān)公文共有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見(jiàn)、函、會(huì )議紀要。
2.按照行文關(guān)系又可分為下行文、上行文和平行文。
（1）下行文
凡是上級機關(guān)向下屬機關(guān)發(fā)送的公文，稱(chēng)為下行文，如命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、批復和意見(jiàn)等。
（2）上行文
凡是下級機關(guān)向上級機關(guān)呈送的公文，稱(chēng)為上行文，如報告、請示等。
（3）平行文
平級機關(guān)或者不相隸屬的機關(guān)之間，由于工作需要相互往來(lái)的公文，稱(chēng)為平行文，如函、議案，包括某些通知等。
3.按照性質(zhì)作用又可分為命令性公文、指導性公文、決定性公文、知照性公文、呈請性公文、商洽性公文、記錄性公文。
二、公文的構成
公文名稱(chēng)+發(fā)文字號+份數序號+秘密等級和保密期限+緊急程度+簽發(fā)人+公文標題+主送機關(guān)+正文+（附件）+簽發(fā)機關(guān)印章或簽署+成文日期+……。
（1）公文名稱(chēng)：位于眉首的中央，由發(fā)文機關(guān)的全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，如“國務(wù)院文件”；如果是兩個(gè)或兩個(gè)以上機關(guān)聯(lián)合行文的，主辦機關(guān)名稱(chēng)在上，其余排列于后；報告、請示和一些事務(wù)性公文，可以只用發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)加文種（用圓括號括起來(lái)），如“××大學(xué)（通知）”。
（2）發(fā)文字號：位于公文名稱(chēng)的正下方、文頭底線(xiàn)之上，是發(fā)文機關(guān)對其制發(fā)的公文依次編排的代碼，由機關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成。如上海市人民政府的文件發(fā)文字號是“滬府發(fā)[2001]10號”（“滬府”表示上海市人民政府，“[2001]”表示2001年度，“10號”表示這一年的發(fā)文順序號）。
（3）份數編號：同一公文如印制若干份時(shí)，一般應標明份數序號，一般用阿拉伯數字標識于眉首頂格左上端，其標法是“000001”。
（4）簽發(fā)人：在向上呈報的公文中，應當標明核準并簽發(fā)文稿內機關(guān)負責人姓名，表明公文的具體責任者。簽發(fā)人標志的位置在發(fā)文字號同一行的右側，空兩格書(shū)寫(xiě)“簽發(fā)人：×××”。
（5）公文標題的基本組成：發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)（可省略）+發(fā)文事由（可省略）+文種。如《國務(wù)院關(guān)于實(shí)施西部大開(kāi)發(fā)若干政策措施的通知》。
三、常見(jiàn)行政公文的適用范圍
（1）決定：適用于對重要事項或者重大行動(dòng)做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級機關(guān)不適當的決定事項。
（2）通告：適用于公布社會(huì )各有關(guān)方面應當遵守或者周知的事項。
（3）通知：適用于批轉下級機關(guān)公文，轉發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要相關(guān)單位周知或者執行的事項，任免人員。
（4）通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
（5）報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)。
（6）請示：適用于向上級相關(guān)請求指示、批準。
（7）批復：適用于答復下級機關(guān)請示事項。
（8）函：適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，請求批準和答復審批事項。
四、決定與決議的區別
（1）決定可以由會(huì )議做出，也可以由領(lǐng)導集體做出；而決議必須由會(huì )議審議通過(guò)，所以在決議的標題下應有題注，標明決議通過(guò)的時(shí)間和會(huì )議全稱(chēng)。
（2）決定和決議都是決策性公文，一般來(lái)說(shuō)，決定偏重于務(wù)實(shí)，決議偏重于務(wù)虛，決議的理論性強。有些決議，如黨在1981年十一屆六中全會(huì )通過(guò)的《關(guān)于建國以來(lái)黨的若干歷史問(wèn)題的決議》，實(shí)際上是重要的歷史文獻。
五、公告與通告的區別
（1）從制發(fā)者的級別來(lái)看，公告高于通告。公告的制發(fā)者主要是黨和國家高級機關(guān)。通告則不然，上至黨和國家的高級機關(guān)，下至基層機關(guān)、社會(huì )團體、企事業(yè)單位，都可使用。
（2）從公布的內容和告知事項的重要程度來(lái)看，公告高于通告。公告主要是鄭重宣布重要事項或者法定事項，通告主要是用于發(fā)布應當遵守所周知的事項。
（3）從公布的范圍來(lái)看，公告大于通告，公告是向國內外宣布，范圍很廣。通告是在一定范圍內發(fā)布，主要針對社會(huì )的某一方面。
（4）從文字長(cháng)短程度來(lái)看，公告一般短于通告。
六、通知與指示的區別
（1）通知側重于要求下級機關(guān)知曉、辦理或執行某些事項，所作安排較具體；指示側重于向下級機關(guān)闡明工作活動(dòng)的指導原則，要求下級機關(guān)結合實(shí)際情況貫徹執行，所作安排較原則。
（2）通知是從中央到地方，從機關(guān)到企事業(yè)單位都能使用的文種；指示一般只能由國務(wù)院及各部委、省自治區直轄市人民政府發(fā)布，而且必須是重大事項才能使用，一般行政機關(guān)及企事業(yè)單位不能使用。
七、通報、通知與通告的區別
（1）告知的范圍不同：通報和通知屬于機關(guān)內部公文，一般都有受文機關(guān)，有些還需保密。通告則屬周知性公文，可以張貼甚至廣播、登報。
（2）告知的內容不同：通報可以用來(lái)表彰先進(jìn)，批評錯誤，而通知、通告不具備這一功能。通知可以用來(lái)轉發(fā)、批轉公文，發(fā)布規章制度，任免、聘用干部，通報和通告不具備這一功能。
（3）告知的時(shí)機不同：通告和通知告知的是“事項”，一般是在事前或事初告知，二者的區別在于告知的范圍有大小。通報告知的是“情況”，只有在事后才能告知。
八、報告與請示的區別
（1）行文時(shí)間不同。報告是為了讓上級機關(guān)了解和掌握情況，它所涉及的工作或事項，可能尚未進(jìn)行或辦理，可能正在進(jìn)行或辦理，也可能已經(jīng)完成或辦畢。因此，報告可以在事前、事中或事后行文。而請示中的工作或事項，必須經(jīng)過(guò)上級機關(guān)審核、批準后方能實(shí)施、辦理。因此，請示必須事前行文，切不可“先斬后奏”。毛澤東說(shuō)過(guò)：“事前請示、事后報告”。
（2）行文內容不同。報告可以是一文一事，作專(zhuān)題性報告；也可以一文數事，作綜合性報告。請示必須一文一事，便于上級機關(guān)及時(shí)審批。如果在一份請示中寫(xiě)了幾件事項，上級機關(guān)在審核時(shí)可能會(huì )因為有些事項尚需研究而不能立即批復，從而延誤本可立即批復事項的辦理。
（3）行文目的不同。報告的目的只是為了讓上級機關(guān)了解掌握情況，或者提出意見(jiàn)、建議，一般無(wú)需上級機關(guān)批準。請示的目的是為了得到上級機關(guān)的審核、批準，必須要求上級機關(guān)及時(shí)給予批復。
（4）處理方式不同。與下級機關(guān)發(fā)出報告和請示的目的不同相對應，上級機關(guān)在收到報告和請示時(shí)的處理方式也不同。對報告一般只作為“閱件”在一定范圍內傳閱，然后立卷歸檔。而對請示則無(wú)論同意與否，都必須及時(shí)批復。
（5）行文重心不同。報告是陳述性公文，以敘事為主。請示是請示性公文，以說(shuō)理為主。
九、批復與指示的區別
（1）行文范圍不同。指示適用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導原則，面向所屬的下級機關(guān)。批復適用于答復下級機關(guān)請示事項，面向來(lái)文請示的下級機關(guān)。
（2）行文原因不同。指示是上級機關(guān)根據實(shí)際的需要主動(dòng)行文。批復是上級機關(guān)應下級機關(guān)的請示被動(dòng)行文。
（3）行文篇幅不同。指示一般內容豐富，篇幅較長(cháng)，常常分條列項寫(xiě)。批復一般內容單一，有的三言?xún)烧Z(yǔ)，短小精悍；即使分條開(kāi)列，篇幅也不會(huì )很長(cháng)。
十、行政公文辦理
（1）收文辦理包括簽收、啟封、收文登記、審核、分文、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、注辦12個(gè)環(huán)節。
（2）發(fā)文辦理包括擬稿、審核、簽發(fā)、復核、繕印、校對、用印與簽署、分發(fā)、裝封、發(fā)送10個(gè)環(huán)節。
