（一）通知的特點(diǎn)
1.功能的多樣性
在下行文中，通知的功能是最為豐富的。它可以用來(lái)布置工作、傳達指示、曉諭事項、發(fā)布規章、批轉和轉發(fā)文件、任免干部等等。總之，下行文的主要功能，它幾乎都具備。
但通知在下行文中的規格，要低于命令、決議、決定、指示等文體。用它發(fā)布的規章，多是基層的，或是局部性的、非要害性的；用它布置工作、傳達指示的時(shí)候，文種的級別和行文的鄭重程度，明顯不如決定、指示。
2.運用的廣泛性
通知的發(fā)文機關(guān)，幾乎不受級別的限制。大到國家級的黨政機關(guān)，小到基層的企事業(yè)單位，都可以發(fā)布通知。
通知的受文對象也比較廣泛。在基層工作崗位上的干部和職工，接觸最多的上級公文就是通知。而且通知雖然從整體上看是下行文，但部分通知（如曉諭事項的通知）也可以發(fā)往不相隸屬機關(guān)。
3.一定的指導性
通知這一文體名稱(chēng)，從字面上看不顯示指導的姿態(tài)，但事實(shí)上，多數通知都具有一定程度的指導性。用通知來(lái)發(fā)布規章、布置工作、傳達指示、轉發(fā)文件，都在實(shí)現著(zhù)通知的指導功能，受文單位對通知的內容要認真學(xué)習，并在規定時(shí)間內完成通知布置的任務(wù)。
個(gè)別曉諭性的通知，特別是通知作為平行文發(fā)布的時(shí)候，可以沒(méi)有指導性或只有微弱的指導性。
4.較強的時(shí)效性
通知是一種制發(fā)比較快捷、運用比較靈便的公文文種，它所辦理的事項，都有比較明確的時(shí)間限制，受文機關(guān)要在規定的時(shí)間內辦理完成，不得拖延。
（二）通知的類(lèi)型
1.會(huì )議通知
這類(lèi)通知是以通知召開(kāi)一個(gè)會(huì )議的有關(guān)事項為內容的，其形式有兩種：簡(jiǎn)單的會(huì )議通知，只需明確開(kāi)會(huì )的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員等；另一種是較為復雜的會(huì )議通知，它的內容事關(guān)重大，參加人員較多，行文時(shí)不僅要明確會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議內容、開(kāi)會(huì )地點(diǎn)、開(kāi)會(huì )事件，而且應把會(huì )議的目的、要求等具體事項交待清楚。
2.指示性通知
指示性通知用于上級機關(guān)根據工作需要和本機關(guān)的權限范圍，傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執行的事項。指示性通知與指示有相類(lèi)似的作用，可以用于結合實(shí)際情況傳達上級請示、布置有關(guān)工作、規定有關(guān)政策，讓下級機關(guān)或其他單位辦理或者共同執行。
3.批轉性通知
批轉性通知是用于上級機關(guān)根據工作需要和本機關(guān)的職權范圍批準并轉發(fā)下級機關(guān)的公文。上級機關(guān)所批轉的公文加以評價(jià)或者對公文中所涉及的事實(shí)加以說(shuō)明、分析，還可以對如何執行和落實(shí)所批轉的公文要求、措施和落實(shí)方法做出規定，或者對批轉公文中的不足方面提出補充意見(jiàn)。
4.轉發(fā)性通知
轉發(fā)性通知用于上級機關(guān)根據工作需要，向所屬下級機關(guān)轉發(fā)上級機關(guān)、平級機關(guān)和不相隸屬的公文。轉發(fā)性通知使被轉發(fā)公文的權威性得到證實(shí)，用以指導所屬下級機關(guān)結合實(shí)際情況，正確執行公文內容或者從中學(xué)習借鑒有關(guān)經(jīng)驗教訓。被轉發(fā)的公文成為通知的附件。
5.發(fā)布性通知
發(fā)布性通知是上級機關(guān)發(fā)布行政規定、條例、章則、辦法等規章制度和其他重要文件時(shí)使用的通知。
6.任免通知
任免通知是上級機關(guān)任免和聘用干部時(shí)對所屬下級機關(guān)下達的一種較為特殊的知照性通知。
（三）通知的寫(xiě)作結構
通知的寫(xiě)作形式多樣、方法靈活，不同類(lèi)型的通知使用不同的寫(xiě)作方法。
1.標題
標題由常用的寫(xiě)法有兩種：一種是發(fā)文機關(guān)、事由、文種三要素俱全，如《國務(wù)院關(guān)于嚴格控制農業(yè)生產(chǎn)資料價(jià)格的通知》，這種標題使人一目了然。另一種標題是只有發(fā)文事由和文種兩要素，如《關(guān)于春節放假的通知》。正式行文的通知，其標題不能只用“通知”二字。與其他公文標題相比，通知的標題一般語(yǔ)句長(cháng)、字數多，特別是發(fā)布（印發(fā)、頒發(fā)）、批轉、轉發(fā)性通知，標題要體現其不同通知的性質(zhì)，因而標題比較難定，需要認真推敲。
2.正文
正文由緣由、內容、要求等部分組成。緣由要簡(jiǎn)潔明了，說(shuō)理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實(shí)可行，便于受文單位具體操作。
（1）一般事項性通知
一般事項性通知的正文，要寫(xiě)清什么事情，如何處理等；任免通知，要寫(xiě)任免與聘任人員的具體職務(wù)既可。有些不涉及本單位的任免通知，只是知照性，并無(wú)執行要求，不需要辦理和執行。
（2）指示性通知
指示性通知的正文，一般由三部分組成，即發(fā)文的緣由（或目的）、通知的具體事項和執行要求。發(fā)文原因，一般來(lái)自?xún)蓚€(gè)方面：一是上級或本單位的領(lǐng)導部門(mén)的指示或決定，也就是說(shuō)明為什么要發(fā)該通知，或因存在什么問(wèn)題，為達到什么目的，等等，在與通知事項之間常用“現通知如下”、“特作如下通知”、“現將有關(guān)事項通知如后”等承啟語(yǔ)，其后用冒號。通知事項，是通知的主體部分，一般是分段或分條敘述，因為是要執行或辦理的，所以務(wù)必要寫(xiě)得明確、具體、切實(shí)可行，不能模棱兩可，含糊不清，只有條理清晰，才能使受文對象便于迅速理解和執行。執行要求，這是通知正文的，一般多是“以上通知，望認真貫徹執行”、“特此通知，望認真貫徹執行”、“本通知自下發(fā)之日其實(shí)行”等結束語(yǔ)，但也有些通知的執行要求不用上述結束詞語(yǔ)，對于如何執行提得非常具體有力。除了篇段合一結構的通知外，執行要求一般在撰寫(xiě)時(shí)均須另起一行寫(xiě)出，或作為具體事項中的最后一項，單獨列項寫(xiě)出。
（3）批轉、轉發(fā)性通知
批轉、轉發(fā)性通知的正文，即是對被批轉、轉發(fā)的公文所寫(xiě)的按語(yǔ)。這種按語(yǔ)，旨在表達上級機關(guān)的意圖，體現方針政策，因此具有很高的權威性和指令性。按語(yǔ)大體分為三種：一是說(shuō)明性按語(yǔ)，即對原文的材料來(lái)源、行文目的、印發(fā)范圍等加以說(shuō)明。二是指示性按語(yǔ)，即對原文內容進(jìn)行概括、分析，提示基本精神，闡明重要意義。這種按語(yǔ)往往較長(cháng)，主要作用是幫助讀者抓住重點(diǎn)、掌握實(shí)質(zhì)。還有一種是批示性按語(yǔ)，即對重要意義的文字材料表示意見(jiàn)、態(tài)度、以及提出措施和方法。這種按語(yǔ)具有較強的權威性和指令性，對其所批示的公文持有鮮明的態(tài)度，對下級機關(guān)的執行有具體的要求和措施。
（4）發(fā)布性通知
發(fā)布性通知的正文，一般由通知的根據和對所發(fā)布的行政法規、規章的貫徹實(shí)施要求組成。這類(lèi)通知的正文較為簡(jiǎn)短。
3.結尾
通知的正文結束后還要將發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)寫(xiě)上，然后再寫(xiě)成文日期，最后要加蓋公章。
（四）通知的寫(xiě)作要求
1.辨清通知的類(lèi)型
一般性通知是機關(guān)、企事業(yè)單位常常使用的一個(gè)文種，正因為常寫(xiě)常用，所以容易造成一種錯覺(jué)，仿佛寫(xiě)通知是一件很容易的事情，其實(shí)不然。如“指示性通知”要提出具體的指示性意見(jiàn)，既要能提高下級機關(guān)對該項工作的認識，又要能使下級在實(shí)際貫徹中有所遵循。在“批轉、轉發(fā)性通知”中要寫(xiě)批語(yǔ)或按語(yǔ)，撰寫(xiě)時(shí)既要領(lǐng)會(huì )機關(guān)和領(lǐng)導的意圖，又要了解收文單位的具體情況，明確針對何種問(wèn)題。只有全面地準確地掌握上下級情況，才能將批語(yǔ)和按語(yǔ)寫(xiě)得恰如其分，有針對性。因此撰寫(xiě)通知比撰寫(xiě)其他文件要求更高，來(lái)不得半點(diǎn)疏忽。
2.寫(xiě)全主送單位
被通知單位的名稱(chēng)要寫(xiě)清寫(xiě)全。通知的主送單位可以是一個(gè)，可以是兩個(gè)，也可以是所有下屬單位，發(fā)文時(shí)必須寫(xiě)清楚，通知周全。如使用“省政府有關(guān)部門(mén)”一類(lèi)略稱(chēng)，所附發(fā)文單位則應寫(xiě)明“有關(guān)部門(mén)”的名稱(chēng)，以避免發(fā)文不全，貽誤工作。
【范本】
農業(yè)部、國家發(fā)展和改革委員會(huì )關(guān)于確保
“三夏”期間農用柴油供應的通知各省、自治區、直轄市農機管理局（中心、辦公室）、發(fā)展和改革委員會(huì )、物價(jià)局、中國石油天然氣集團公司、中國石油化工集團公司、中國海洋石油總公司：
“三夏”是糧食生產(chǎn)的關(guān)鍵季節，小麥主產(chǎn)區大規模的跨區機收會(huì )戰即將展開(kāi)。為了保障農用柴油供應，確保“三夏”期間農業(yè)生產(chǎn)順利進(jìn)行，全面奪取夏糧豐收，現將有關(guān)要求通知如下：
一、高度重視，加強領(lǐng)導，確保“三夏”期間農用柴油供應
夏糧能否豐產(chǎn)豐收直接影響著(zhù)全年糧食生產(chǎn)。“三夏”期間，各地要高度重視，加強領(lǐng)導，從支持“三農”工作、推進(jìn)社會(huì )主義新農村建設的高度出發(fā)，加大組織協(xié)調力度，積極做好柴油資源調配和供應工作，確保農業(yè)生產(chǎn)順利進(jìn)行。糧食主產(chǎn)區的農機管理部門(mén)、發(fā)展和改革委員會(huì )和石油供應單位要密切配合，采取有效措施，優(yōu)先滿(mǎn)足聯(lián)合收割機、拖拉機等農業(yè)機械的用油，保證夏收夏種順利進(jìn)行。
二、強化為農服務(wù)意識，杜絕農業(yè)機械加油難現象
夏收夏種機械作業(yè)任務(wù)重、時(shí)間緊，且聯(lián)合收割機等大型農業(yè)機械非作業(yè)移動(dòng)影響生產(chǎn)進(jìn)度和作業(yè)效率，各地石油供應部門(mén)要進(jìn)一步強化為農服務(wù)意識，積極做好農用油供應服務(wù)工作，合理安排鄉鎮加油站資源，制訂切實(shí)可行的供應辦法，保證農機用油足量供應。各地發(fā)展和改革委員會(huì )要會(huì )同相關(guān)部門(mén)加強“三夏”期間農用柴油供應工作檢查，避免出現農業(yè)機械因缺油而延誤作業(yè)的現象，方便農民，為夏糧豐收做出應有的貢獻。
三、切實(shí)維護市場(chǎng)秩序，穩定農用柴油價(jià)格
各地價(jià)格主管部門(mén)要加強成品油市場(chǎng)價(jià)格巡查，加大對農村供油站點(diǎn)檢查力度。堅決打擊價(jià)外加價(jià)（收費）、短缺數量、抬級抬價(jià)以及倒買(mǎi)倒賣(mài)、摻雜使假等違法行為，穩定“三夏”用油高峰期間的農用柴油價(jià)格和質(zhì)量，切實(shí)維護廣大農民群眾的利益。
各地農機管理部門(mén)要在當地黨委政府領(lǐng)導下，與有關(guān)部門(mén)密切配合，反饋柴油供應中的問(wèn)題，提出建議，促進(jìn)油料供應中有關(guān)問(wèn)題的解決，確保“三夏”農業(yè)生產(chǎn)順利進(jìn)行。
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