單位召開(kāi)年度總結大會(huì )，領(lǐng)導讓你負責準備會(huì )議所需文件。文件發(fā)放完畢后，你無(wú)意中發(fā)現部分文件存在一些打印和裝訂方面的問(wèn)題，而此時(shí)與會(huì )領(lǐng)導全部到場(chǎng)，會(huì )議即將開(kāi)始，你怎么辦?
【參考答案】
年度總結大會(huì )文件出現打印和裝訂問(wèn)題，不僅可能影響領(lǐng)導的正常講話(huà)，也會(huì )造成與會(huì )同事的閱讀不便，對會(huì )議進(jìn)程產(chǎn)生不利影響。作為負責文件的工作人員，我會(huì )立即采取補救措施，確保會(huì )議順利召開(kāi)。
首先，迅速對出現問(wèn)題文件進(jìn)行緊急重要性歸類(lèi)。判別文件屬于開(kāi)幕致辭稿、領(lǐng)導講話(huà)稿、各部門(mén)匯報稿、與會(huì )人員參考文件中的哪種，以方便按照輕重緩急原則采取補救措施。
其次，緊急補齊會(huì )議開(kāi)幕需要使用的文件。如果是開(kāi)幕致辭稿或主要領(lǐng)導講話(huà)稿出現問(wèn)題，考慮到文件數量較小，則立即安排人員動(dòng)用單位的打印機進(jìn)行緊急打印、裝訂，送往會(huì )議現場(chǎng)，交給相應人員，或者放到指定位置上，確保會(huì )議順利召開(kāi)。鑒于會(huì )議即將開(kāi)始，可以先把發(fā)言人的稿件迅速補上，其他參閱的稿件再后續補齊。
再次，確保會(huì )議中其他出錯材料的打印、補送。利用單位打印設備或者打印店將出現問(wèn)題的領(lǐng)導講話(huà)稿、匯報稿在盡量短時(shí)間內重新打印完畢，對于參考性的文件，本著(zhù)節約原則，主要將出現打印和裝訂問(wèn)題的頁(yè)面重新進(jìn)行打印。裝訂完畢后讓會(huì )場(chǎng)負責后勤人員借機送達與會(huì )人員手中，部分不緊急的文件則利用會(huì )議休息間隙期間再行送達、更換。
最后，及時(shí)承擔責任，反思錯誤。在會(huì )議間隙，主動(dòng)向領(lǐng)導承認自己工作中出現的錯誤，以及采取的補救措施，聽(tīng)取領(lǐng)導的批評。會(huì )后，查找出現問(wèn)題原因，反思自身工作的不足，將問(wèn)題原因、產(chǎn)生的影響以及自己的整改措施等，以書(shū)面形式向領(lǐng)導進(jìn)行匯報，保證杜絕類(lèi)似錯誤的再次出現。
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